Se sei imprenditore o professionista Scalabile®, è probabile che tu stia affrontando una gran quantità di lavoro… in mezzo ai tanti impegni di vita personale! 

Che si tratti di costruire la tua audience, vendere prodotti o servizi, gestire una newsletter o  offrire coaching, è probabile che tu abbia tanto da fare.

E con il tempo limitato, vuoi assicurarti di concentrarti sulle cose che fanno davvero la differenza.

Probabilmente hai già sentito parlare della Legge di Pareto: l’80% dei nostri risultati deriva dal 20% delle nostre azioni.

Ma la sfida più grande consiste nel capire quali azioni rientrano in quel 20%.

Questa settimana condivido un semplice processo per aiutarti a individuare i compiti più preziosi in modo da poter sfruttare al massimo il tuo tempo ed energia limitati.

Passo 1: Brainstorming e lista dei compiti

Il primo passo è mettere tutto in tavola, e intendo proprio tutto.

Prendi carta e penna e crea una lista di tutti i compiti che affronti per la tua attività.

Includi tutto, dalla creazione di contenuti e il marketing al supporto clienti, la gestione dei fornitori, la creazione di prodotti e il lavoro amministrativo. Anche i compiti più piccoli contano, quindi includi tutto ciò a cui riesci a pensare.

Non è importante filtrare o dare priorità in questa fase. Arriveremo a questo tra poco.

Io per esempio faccio una mappa mentale. Mi viene più facile e immediato.

Passo 2: Scegli l’obiettivo principale e valuta i tuoi compiti

Una volta che hai la lista dei compiti, è ora di decidere su quale impatto desideri concentrarti.

Qual è il risultato di più alta priorità che desideri raggiungere?

Stai cercando di aumentare il tuo seguito? Aumentare gli iscritti alla tua newsletter?Acquisire più potenziali clienti? O vendere più prodotti?

Ogni priorità richiede un focus diverso, quindi è importante scegliere il risultato desiderato più importante. Chiamiamolo il tuo obiettivo principale.

Una volta definito il tuo obiettivo principale, è ora di assegnare a ciascun compito della tua lista un “Punteggio di Impatto”.

Su una scala da 1 a 10, valuta l’importanza che ogni compito ha sul tuo obiettivo principale.

Passo 3: Identifica il tempo dedicato a ciascun compito

Successivamente, stima quanto tempo dedichi di solito a ciascun compito settimanalmente.

Questo ti permetterà di capire se stai impiegando il tuo tempo in modo efficace.

Se usi qualche tool di time tracking (esempio Rescue Time, Toggl o Clockify), puoi tracciare meglio le tue attività o quelle del tuo team. 

E se sei come me, vedrai emergere immediatamente dei trend.

Scoprirai compiti per cui impieghi molto tempo e ottieni pochi risultati rispetto al tuo obiettivo principale, o compiti di alto valore per i quali non dedichi affatto abbastanza tempo!

Passo 4: Calcola il rapporto tra impatto e tempo

Ora che hai un punteggio di impatto e un’indicazione del tempo investito per ciascun compito, è facile calcolare il rapporto tra impatto e tempo.

Tutto ciò che devi fare è dividere il punteggio di impatto per il tempo dedicato al compito.

Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo principale sia: Aumentare il tuo seguito sui social media.

Confrontiamo due compiti per vedere quale è più prezioso per il tuo obiettivo:

Rispondere alle email amministrative impatto sul crescita sui social: 3 su 10

Tempo dedicato a rispondere alle email amministrative: 3 ore

Rapporto tra impatto e tempo: 1 (3 diviso 3)

Ora confrontiamo questo con:

Scrivere contenuti su LinkedIn impatto sul crescita sui social: 8 su 10

Tempo dedicato a scrivere contenuti su LinkedIn: 2 ore

Rapporto tra impatto e tempo: 4 (8 diviso 2)

In questo esempio, è evidente che il tempo dedicato alla scrittura di contenuti è 4 volte più impattante per aumentare il tuo obiettivo, ovvero avere maggior seguito sui social media.

Ora esegui questo calcolo per tutti i compiti nella tua lista.

Questo ti fornirà una misura semplice, chiara e obiettiva di quali compiti offrano il maggior valore per il tuo tempo e il tuo sforzo.

Passo 5: Priorità e Focus

L’ultimo passo è la parte divertente: ordina i tuoi compiti dal valore più alto al più basso.

Una volta fatto ciò, avrai una lunga lista di compiti con i loro punteggi di impatto.

Vogliamo individuare il 20% dei compiti a cui fa riferimento la Legge di Pareto.

Quindi supponiamo che tu abbia 30 compiti. Scegliere il 20% più importante è facile: sono i primi 6 nella tua lista.

Concentrarsi sul 20% dei compiti di maggior valore ti assicurerà di massimizzare il tempo dedicato alle attività più preziose.

Per gli altri 80% dei compiti, puoi eliminare, semplificare, automatizzare o delegare. Non sprecare tempo qui!

Ricorda: non si tratta necessariamente di fare meno lavoro, ma di lavorare in modo più intelligente.

Considerazioni da Scalabile®

Consiglio di ripetere questo esercizio due volte all’anno, o addirittura una volta al trimestre, a seconda dei cambiamenti delle tue priorità.

Assicurati di tenere a portata di mano questo processo quando hai bisogno di ri-orientarti.

Spero che questo approccio semplice e pratico alla Legge di Pareto ti aiuti a eliminare i compiti di minor valore e a concentrarti su come far progredire la tua attività, un’importante metrica alla volta.